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Entenda o que é e para que serve um arquivo XML de nota fiscal

Publicado em 06/03/2019
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O que é um arquivo XML de nota fiscal?

O XML é a nota fiscal em sua versão eletrônica, correspondente ao padrão brasileiro de escrituração fiscal. De modo geral, após a emissão e a devida validação da NF-e, o emissor disponibiliza para o comprador o arquivo correspondente nos formatos XML e PDF.

A nota fiscal eletronica no formato XML foi implementada em outubro de 2005 em todo o território nacional. Tornou o procedimento de emissão desses documentos bem mais ágil para os setores fiscais das empresas, eliminando boa parte da burocracia.

Entre as principais informações contidas no arquivo, estão:

- dados da NF-e, como o modelo, número, data de emissão, data de saída e entrada e valor total;
- dados do emitente, como nome e razão social, CNPJ, inscrição estadual, entre outras;
- dados do destinatário, como endereço e inscrição estadual;
- dados dos produtos e serviços: unidade comercial, quantidade, valor;
- dados relativos ao ICMS;
- dados do transporte;
- dados de cobrança;
- algumas informações adicionais, como dados de interesse do contribuinte.

Para que serve o documento?

O arquivo XML da NF-e tem validade fiscal e deve ser armazenado pelo tempo legal exigido. O não arquivamento sujeita a companhia a diversos tipos de multas e autuações. O XML também comprova a propriedade sobre o bem ou o serviço contratado.

É por meio do arquivo que o governo federal verifica os detalhes sobre as transações realizadas. Entender a importância do XML é essencial para o gestor contábil manter a sua empresa funcionando de acordo com as leis.

É necessário armazenar o XML?

Guardar todas as notas fiscais impressas é uma tarefa complicada. Assim, as versões eletrônicas do documento oferecem bem mais praticidade tanto para as empresas quanto para os clientes.

No caso das instituições, não armazenar as notas é ainda mais grave, pois as multas podem ser severas. De acordo com a legislação brasileira, a NF-e precisa ser arquivada por cinco anos.

Por isso, é uma boa medida investir em um software de gestão que armazene seus arquivos XML de forma otimizada. O problema é que muitos programas acabam por baixar a nota fiscal eletrônica e realizar a manifestação de destinatário de forma automática — dando ciência da transição sem realizar a devida conferência.

Assim, é mais indicado investir em uma solução tecnológica que baixa suas NF-es sem manifestar, forneça relatórios customizados, organize por CNPJ, mês, ano e ainda utilize o armazenamento na nuvem.

O uso do XML otimizou o armazenamento de notas fiscais, virtualizando os processos e evitando todos os transtornos de lidar com uma enorme papelada.

O arquivo XML de nota fiscal é uma evolução no modo como os registros das transações financeiras são armazenados, trazendo mais transparência fiscal e comodidade para as empresas e para os clientes.

Você sabia que a CDL Lages tem uma solução prática e de baixo custo para a emissão e armazenamento de NF-es recebidas e enviadas?

Entre e contato e saiba mais sobre a CDL-XML.

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Fonte: administradores.com




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